+150 products, one app and no notebooks
Some of you may already know from comments in some posts that I run a small grocery store together with my parents, which we colloquially call a "Despensa" in my country.
When the business started, a couple of years ago, we only had a few products, so operations were very simple.
At a glance you could tell which products needed to be restocked during the week — just take a look and place the order.
Currently, we have a list of around 150 different products, including a couple of different brands for certain items.
While that's not an overwhelming number, it does require a bit more work to place orders efficiently, since we have neither the capital nor the space to keep a large stock.
That is why the stock control and invoicing app I use is an invaluable tool for the smooth running of the business.
Besides making it easy to see which products need restocking, it also allows me to view the sales history, which helps me understand the weekly sales volume.
Although I use the basic version, which is free but limited, this app is, without a doubt, the most useful tool I need in my small business.
Since I am also a certified public accountant by profession, I handle the business's tax management myself.
In my case, this includes issuing electronic invoices for completed sales. Although the government provides a free internet-based invoicing software, it is more practical for me to invoice through my app since it works even without an internet connection and syncs automatically once connectivity is restored.
That is why — and because it is faster and I also need to manage stock with it — I use this app to invoice sales and keep stock up to date, so when I need to place an order I just check my phone instead of going shelf by shelf to inspect each item.
Another great feature of this tool is that it helps track daily profit based on sales, since the cost of goods is entered along with the inventory.
Since I don't own a computer, having the ability to work with a mobile app gives me all the information that I would otherwise have to write down in notebooks, adding and subtracting manually, with all the errors that doing things by hand implies.
As I mentioned, I use the free plan, which suits the size of my business, but for those with a slightly larger operation, the premium version offers a wider variety of reports and even the possibility of having an online store and receiving orders over the internet.
I should also mention that the free version allows you to manage customer accounts for those with an enabled credit line, and to issue a sales receipt via WhatsApp, Telegram or another messaging app, either as a PDF or as a cloud link.
It truly has many other features, but for a small business like mine they are not necessary for now — though I hope to make use of them in the near future and upgrade to the premium version.
The only thing I can say to give you an idea of how much this app simplifies my life is that without it, I would need 150 individual product cards, accounts receivable ledgers, and a whole lot of patience!
+150 productos, una app y ningún cuaderno
Algunos tal vez ya sabrán por comentarios en algunas publicaciones, que tengo junto a mis padres una pequeña tienda de abarrotes, o lo que coloquialmente denominamos como Despensa en mi país.
Cuando inició el negocio, hace un par de años, apenas teníamos unos pocos productos, así que el funcionamiento era muy sencillo.
A simple vista se podía saber qué productos necesitan ser repuestos durante la semana, y era solo echar un vistazo y hacer el pedido.
Actualmente, tenemos un listado de unos 150 productos diferentes, incluyendo un par de marcas diferentes para ciertos items.
Aunque no son demasiados, se necesita un poco más de trabajo para poder hacer los pedidos de forma eficiente, ya que no tenemos ni capital ni espacio suficiente para tener un stock amplio.
Es por eso que la aplicación de control de stock y facturación que utilizo es una herramienta invaluable para el correcto funcionamiento del trabajo.
Además de poder visualizar con facilidad qué productos necesitan ser repuestos, también permite ver el histórico de ventas, lo cual ayuda a conocer el volumen semanal de ventas.
Si bien uso la versión básica que es gratuita pero limitada, esta aplicación es, diría sin lugar a dudas, la herramienta más útil que necesito en mi pequeño negocio.
Como también soy contador público de profesión, yo misma me encargo de la gestión fiscal del negocio.
La misma incluye en mi caso, la emisión de facturas electrónicas de las ventas realizadas. Aunque el estado brinda un software gratuito de facturación basado en internet, es más práctico para mí facturar en mi aplicación ya que funciona aún cuando no hay internet, y se sincroniza sola cuando vuelve la conexión.
Es por eso, y porque es más rápido y además debo controlar el stock con la misma, que utilizo esta aplicación para facturar ventas y tener el stock actualizado, así cuando debo hacer pedido basta con mirar el teléfono, en lugar de ir a mirar estante por estable cada artículo.
Lo bueno de esta herramienta es que también sirve para saber la utilidad diaria de acuerdo a las ventas, ya que al cargar el inventario también se carga el costo de las mercaderías.
Como no tengo computadora, tener la posibilidad de trabajar con una aplicación para celulares me brinda toda la información que en caso contrario debería anotar en cuadernos y sumar y restar, con la posibilidad de errores que lo manual implica.
Como decía, utilizo el plan gratuito que sirve para el tamaño de mi negocio, pero para quienes tengan un negocio un poco más grande, utilizar la versión premium les otorga además una variedad de reportes y hasta la posibilidad de tener una tienda en línea y recibir pedidos por internet.
Olvidaba mencionar que también la versión gratuita permite tener cuentas de clientes, para cuando estos tengan línea de crédito habilitada, y emitir un ticket de venta ya sea por Whatsapp, Telegram u otro programa de mensajería en formato PDF o como un link para abrirlo en la nube.
Sinceramente tiene muchas otras funciones, pero para un pequeño negocio como el mío de momento no son necesarios, pero en un futuro cercano espero sí necesitarlo y pasarme a la versión premium.
Lo único que puedo decir para que se den cuenta de lo que simplifica mi vida esta aplicación es que sin ella, tendría que tener más de 150 fichas individuales de productos, libros de cuentas por cobrar, y mucha mucha paciencia!
Thanks a lot for your support 😊
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